12/05/2010 10:05:18
Tingkatan mutu pengelolaan kearsipan di Kota Surabaya

Dinkominfo - Guna mendukung program pemerintah dalam rangka peningkatan mutu pengelolaan kearsipan baik ditingkat SKPD dan kelurahan di lingkungan Pemkot Surabaya dalam rangka peningkatan Good and Clean Goverment, Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya menggelar Sosialisasi Workshop Implementasi Sistem Kearsipan Daerah, Rabu (12/5) di Ruang Pola Bappeko Surabaya.

Workshop yang diikuti 235 undangan yang terdiri dari seluruh kepala SKPD dan Kelurahan ini dibuka oleh Sekretaris Kota Surabaya yang mewakili Wali Kota Surabaya.

Dalam laporannya, Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya Arini Pakistyaningsih menyebutkan jika workshop ini diselenggarakan untuk wujudkan komitmen khususnya kepala SKPD di seluruh Pemkot Surabaya shg dpt melaksanakan pengelolaan kearsipan sesuai UU no.43 tahun 2009 sehingga seluruh SKPD di lingkungan Pemkot Surabaya dapat melaksanakan tertib arsip.

"Hal tersebut dilatarbelakangi kurangnya apresiasi aparatur terhadap penataan dan pengelolaan kearsipan khususnya di lingkungan Pemkot Surabaya, Jadi dari data yang kami lakukan secara terus menerus untuk membimbing, membina dan mendampingi baik kearsipan aktif dan inaktif lebih kurang 25% SKPD di lingkungan Pemerintah kota Surabaya arsipnya tergolong baik," ucapnya.

Wanita berjilbab ini mengatakan jika dokumen atau arsip-arsip Pemkot banyak yang bersifat vital artinya jika arsip itu hilang Pemkot akan sulit untuk mendapatkan kembali. Jadi banyak SKPD Pemkot Surabaya yang tidak memiliki recosense sehingga sulit menemukan arsip yang cepat, tepat dan akurat.

Sementara itu, Masruri Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan Prop Jatim dalam sambutannya yang diwakilkan kepada salah staffnya mengucapkan apresiasi dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada Pemkot Surabaya dan jajarannya yang telah begitu besar menaruh perhatian kepada masalah kearsipan.

Menurutnya, kegiatan sosialisasi dan workshop ini penting untuk dilaksanakan sebagai upaya untuk meningkatkan pemahaman dan kesadaran di bidang kearsipan serta untuk memperoleh pemahaman sistem kearsipan daerah sebagai implementasi dari UU no.43 tahun 2009.

"Bahwa arsip merupakan aset yang sangat berharga bagi organisas, arsip merupakan tulang punggung manajemen pemerintahan dan pembangunan serta sebagai bahan pertanggungjawabaang kinerja organisasi dalam rangka kehidupan berbangsa dan bernegara. Untuk itu sepantasnyalah apabila arsip mendapat perhatian dari seluruh lembaga bernegara dan badan pemerintah baik pusat maupun daerah tak terkecuali di lingkungan Pemkot SUrabaya," ucapnya.

Dengan hadirnya UU no.43 tahun 2009 semakin memberikan arah dan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan. Didalam penetapan kebijakan penyelenggaraan kearsipan ada tanggung jawab dan wewenang ada pembagian peran yang jelas antara pemerintah pusat dan daerah baik propinsi maupun kabupaten/kota.

Ia mengungkapkan jika penyelenggaraan kearsipan nasional menjadi tanggung jawab Arsipan nasional RI sedangkan Penyelenggaraan kearsipan di tingkat propinsi menjadi tanggung jawab pemerintah daerah propinsi dan dilaksanakn oleh lembaga kearsipan propinsi. Sedangkan penyelenggaraan kearsipan Kabupaten/kota menjadi tanggung jawab menjadi tanggung jawab pemerintah daerah Kabupaten/kota dan dilasanakan oleh lembaga kearsipan Kabupaten/kota. Didalam konteks Pemerintah Surabaya dilaksanakan oleh Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.

Sebagai implementasi UU tersebut khusus penyelenggaraan kearsipan di daerah telah ditindak lanjuti dengan hadirnya Peraturan Kepala Arsip Nasional RI no. 16 tahun 2009 tentang rincian urusan Pemerintahan bidang kearsipan di lingkungan pemerintah daerah propinsi dan pemerintah daerah kabupaten/kota.

"Menurut peraturan Kepala Arsip Nasional tersebut dalam rangka pelaksanaan asas disentralisasi penyelenggaraan pemerintah dibidang kearsipan daerah propinsi dan pemerintah kabupaten/kota di beri tugas wewenang, kewajiban dan tanggung jawab untuk menangani urusan penyelenggaraan kearsipan," tuturnya.

Pemerintah daerah propinsi menyelenggarakan penetapan kebijakan kearsipan di tingkat propinsi, pembinaan kearsipan, penyelenggaraan arsip dinamis pemberian persetujuan jadwal absensi arsip dan pemusnahan arsip, penyelamatan, pelestarian dan pemanfaatan dan pengamanan arsip statis serta superfisi kearsipan dilingkup pemerintah propinsi.

Sementara itu untuk pemerintah daerah kabupaten/kota termasuk kota SUrabaya memiliki tugas wewenang, kewajiban dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan arsip dinamis, penyelamatan, pelestarian dan pemanfaatan dan pengamanan arsip statis serta superfisi kearsipan dilingkup pemerintah kabupaten/kota berpedoman kepada kebijakan yang ditetapkan oleh pemerintah.

Sistem kearsipan daerah adalah sebuah kebutuhan keberadaan sistem kearsipan daerah harus selaras dengan sistem kearsipan Nasional, sayangnya hingga kini sistem kearsipan Nasional belum terumuskan secara konkreat dan formal. Karena itu seolah setiap daerah berjalan sendiri2 dalam membuat sistem kearsipan daerah yang ideal untuk wilayahnya masing2.

"Kita masih berharap dan terus mendorong pemerintah melalui Arsip Nasional RI agar dapat menyiapkan ketentuan lebih lanjut mengenai sistem kearsipan nasional yang harus diwujudkan dalam bentuk peraturan pemerintah sebagai mana amanah dari UU no.43 tahun 2009. Dengan SKM yang jelas maka diharapkan kedepan sistem kearsipan daerah dapat lebih optimal, dibangun dan diimplementasikan, jelasnya.


Meskipun sistem kearsipan Nasional belum ada peraturan pelaksanaannya kita tetap optimis akan dapat dilaksanakan dengan baik terutama di pemerintah daerah. Penyelenggaraan sistem kearsipan daerah harus dilaksanakan secara komprehensif dan terpadu.

Hal ini bertujuan untuk menjaga otentikfitas dan keutuhan arsip sistem kearsipan daerah harus mampu mengakomodasi penyelenggaraan dan pengelolaan arsip dinamis disetiap SKPD dan arsip statis di Pemerintah Kota Surabaya yang ditangani oleh lembaga kearsipan Pemerintah Kota Surabaya, oleh karena itu setiap SKPD Pemerintah Kota baik badan dinas, kecamatan dan kelurahan Kota Surabaya wajib mengelola arsip dinamisnya dengan baik dan benar untuk kemudian mampu menyusun arsip2nya secara benar pula.

Sedangkan lembaga kearsipan Pemerintah Kota Surabaya wajib melakukan pembinaan kearsipan dinamis disetiap SKPD Pemerintah Kota Surabaya serta penyelamatan dan pengelolaan arsip statis di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya.

"Melihat begitu luas tugas bidang kearsipan daerah, saya ingin menyampaikan kepada para peserta workshop bahwa perlu komitmen bersamauntuk memperlihatkan keberadaan arsip yang dimilikinya. Sehingga dapat mempermudah pengelolaan arsip di masing2 SKPD secara baik dan tepat," ujarnya.

Menurut Masruri yang perlu dipersiapkan secara baik adalah petugas atau SDM kearsipan, sarana penyimpanan berbagai regulasi dibidang kearsipan serta dukungan anggaran. Untuk menyiapkan SDM yang mampu memahami bidang tugas kearsipan maka langkah yang dilakukan Pemerintah Kota Surabaya adalah melalui kegiatan Sosialisasi dan workshop ini serta akan dilanjutkan dengan bimbingan teknis terhadap SDM kearsipan di Surabaya sudah dilakukan sangat tepat. Sehingga diharapkan dapat memprogramkan kearsipannya dengan tepat dan pada nantinya akan bermuara pada penyelamatan arsip.

"Ada beberapa hal yang akan saya sampaikan pada sambutan kali ini yakni pertemuan ini kiranya dapat digunakan sebagai pembangun komitmen, langkah awal yang baik bagi pembina, pejabat, pengambil keputusan di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya untuk menyatukan sikap dan memberikan perhatian yang lebih serta dukungan yang maksimal terhadap pengembangan kearsipan di Kota Surabaya," sebutnya.

Masruri menambahkan hal kedua adalah dengan hadirnya UU no.43 tahun 2009 tentang kearsipan kita dapat lebih perdulu lagi terhadap bidang kearsipan. Ketiga tersedianya SDM yang terampil dan mempunya motivasi yang tinggi merupakan unsur yang penting dalam penyelenggaraan kearsipan.

"Saya berharap kegiatan ini tidak berhenti sampai disini melainkan ada kesinambungan sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimal. Agar senantiasa mampu memberikan sumbangsih yang baik-baiknya kepada kemajuan pembangunan kearsipan khususnya di Kota Surabaya," pungkasnya. (SyL)

Bookmark Button
Wisata & Lokasi Menarik
Sparkling Surabaya